Mon expérience de l’organisation en télétravail
En ces temps de confinement, je voudrais vous faire partager mon expérience de l’organisation du travail à distance en entreprise.
J’ai choisi dès la création de ma première entreprise Archriss de ne pas avoir à me déplacer tous les jours pour aller au travail.
Je souhaitais économiser ce temps là dans ma vie pour en faire autre chose.
Alors souvent je me suis posé la question de savoir si c’était une bonne manière de faire les choses, car là aussi le modèle bien établi c’est d’avoir des locaux avec tout le monde dedans, mais comme toujours il y a les modèles établis et faire ce que qui nous convient à nous 😉 !
Donc mes premiers salariés en contrat CDI ont été directement dans des bureaux à distance sur Gap dans les Hautes-Alpes, alors que j’habitais sur Aix en Provence.
J’allais bien entendu les voir de temps en temps mais 1 ou 2 fois par mois pas plus.
Et j’ai poursuivi ce mode de fonctionnement depuis dans toutes mes entreprises.
Sur Archriss, j’ai quand même une équipe que je vois quotidiennement car ils viennent travailler dans un bâtiment sur le terrain de mon domicile (je précise qu’il y a 1 hectare donc ça laisse de la place), sur Méliorence et UMento chaque personne est en télétravail, il n’y a même pas de bureaux officiels.
Pour revenir à Archriss et vous donner une idée de ce qui fonctionne depuis 12 ans maintenant (même si la boîte à 14 ans mais je n’ai pas eu des salariés tout de suite) :
- 5 personnes à Gap depuis 12 ans,
- 1 personne à Annecy depuis 8 ans,
- 1 personne en Normandie depuis 5 ans,
- 1 personne à Digne les Bains depuis 10 ans,
- 1 personne à Sophia-Antipolis depuis 2 ans,
- 5 personnes à Rognes depuis 5 ans.
Donc comme vous pouvez le constater, le gros de mon équipe sur cette société est à distance, et ça marche depuis longtemps.
Bon j’ai fini je pense de vous démontrer mon expérience du sujet, maintenant la partie qui va vous intéresser le plus, mes conseils en la matière.
Faites confiance
Je l’abordais déjà dans cet article :
La défiance attire la défiance.
La confiance attire la confiance.
Faites confiance mais ne vous mettez pas non plus des oeillères ou carrément les mains sur les yeux.
Il faut :
- fixer des objectifs clairs et réalistes,
- être à l’écoute des problématiques rencontrées et demander quelles sont les options proposées (ne vous mettez pas dans la position du sauveur mais du facilitateur : https://fr.wikipedia.org/wiki/Triangle_dramatique et https://www.youtube.com/watch?v=fWfGYrcoCm0
- ne pas chercher à fliquer vos collaborateurs, de toute manière vous ne pouvez pas le faire, donc attachez vous aux résultats.
Donnez la parole
Au moment où j’écris cet article nous sommes en pleine crise du coronavirus, et à mon sens il est d’autant plus important d’être à l’écoute de ses collaborateurs et d’agir en leader.
Voici une série de questions que j’ai adressé à mon équipe qui a pour but de prendre la température sur leur état émotionnel, psychologique, de mieux comprendre leurs attentes et de répondre à leurs craintes :
- Quelles sont les 3 choses les plus importantes que nous ne devrions pas changer et pourquoi ?
- Quelles sont les 5 choses que nous devons changer et pourquoi ?
- Qu’est ce que vous attendez le plus de ma part ?
- Que craignez-vous le plus que je puisse faire ?
- Quel conseil auriez-vous pour moi ?
Néanmoins ce n’est pas seulement en temps de crise que ce type d’exercice est utile.
Entretenez le relationnel
Programmez des points réguliers
Selon la taille de votre équipe, programmez des points réguliers avec vos principaux responsables ou chaque membre de l’équipe.
Et j’insiste sur le fait d’en programmer des réguliers. Créez vous des réunions récurrentes dans votre agenda.
Si vous ne le faites pas, le risque c’est de vous laisser déborder par le quotidien, de repousser sans cesse l’idée de programmer un point, et au final de les faire de manière disparate et désordonnée.
De plus le fait d’avoir ces points réguliers permet de créer un effet d’’accountability”.
Désolé pour l’anglicisme mais je ne trouve pas de mot qui veut dire exactement la même chose en français : un mélange de responsabilité et de reporting.
Je vous conseille de définir à l’avance ce que vous voulez aborder lors de ces points et les objectifs de ceux-ci.
Exemple pour ma part, les points hebdomadaires avec mes directeurs de projets ont pour objectif de :
- faire un état des lieux des projets et de leur avancement,
- planifier les ressources,
- anticiper les besoins supplémentaires en terme de ressources externes, d’expertises spécifiques,
- faire remonter des problématiques particulières nécessitant mon intervention,
- planifier des réunions sur des sujets particuliers avec les personnes adéquates.
Des espaces de discussions
Il faut aussi mettre en place des espaces de discussions en ligne avec des channels différents permettant aux collaborateurs d’échanger entre eux, que ce soit sur des sujets sérieux ou sur des sujets plus légers :).
Des vidéos conférences globales
Ce que je fais aussi de manière renforcé depuis le confinement c’est des appels de groupe hebdomadaires en vidéo conférence permettant à tout le monde d’échanger, de se voir, de faire une petite “météo” personnelle.
Bien sûr il faut réinventer régulièrement le format de cette vidéo conférence groupée pour ne pas tomber dans la monotonie et que cela reste animé et un moment convivial.
Je vous donne un exemple d’ordre du jour :
- Chacun à son tour on fait une petite “Météo” :
A/ pour dire comment ça va et comment ça s’organise de son côté par ordre alphabétique des prénoms.
Avec une petite anecdote sur le télétravail.
B/ Dire quelque chose de gentil et de sincère à la personne dont le prénom suit immédiatement le sien dans l’ordre alphabétique.
- Je vous fais un tour d’horizon sur les projets en cours et qui bosse sur quoi
- Je réponds à vos questions
Une salle de visio conférence “machine à café”.
L’objectif est de remplacer la classique “pause café” pour en créer une virtuelle.
Vous mettez en place une “salle” de visio conférence à laquelle chaque collaborateur peut se connecter n’importe quand.
Si il y a quelqu’un il peut discuter avec, si il n’y a personne il peut rester connecté le temps qu’il veut.
Préoccupez-vous de votre équipe : micro points
Oui je sais bien que vous avez déjà énormément de choses à gérer, et on est pas tous “câblés” de la même manière là dessus.
Mais vous avez êtes responsable de votre équipe, vous devez vous comporter en leader, vous devez montrer que vous vous souciez réellement d’eux et de ce qu’ils vivent.
Donc pour ma part j’ai mis en place des “micro points” tous les 2 mois. Je prends 15 minutes pour discuter avec CHAQUE membre de l’équipe.
Voici l’objectif de ces micro points que j’ai communiqué à mes collaborateurs :
- faire une petite “météo”, en clair savoir si vous allez bien,
- de me dire des choses que vous ne vous sentez pas d’aborder avec votre responsable,
- de me faire remonter des points que vous souhaiteriez aborder plus en profondeur et ainsi de planifier un autre entretien plus long.
Les outils
Alors je ne vais pas vous faire un comparatif des outils et vous détailler toutes les fonctionnalités. Je vais me contenter de vous dire ce que nous nous utilisons et pourquoi :
Freedcamp
C’est un outil permettant de centraliser les échanges avec nos clients et de gérer nos projets.
Mais nous l’utilisons aussi en tant que wiki interne pour y stocker des informations globales et utiles à tout le monde ou sur certains sujets spécifiques.
Bien entendu il convient de l’organiser en rubriques…
On peut créer des projets différents, il y a des modules que l’on peut aussi ajouter, le coût est assez raisonnable et il permet de remplacer les échanges multiples de mails avec les clients en créer des discussions suivies.
Slack
C’est notre outil de messagerie interne. L’intérêt est que l’on peut créer des “groupes” pour dissocier des projets ou des clients auxquels on choisit de se connecter ou pas.
Cela permet de rester concentrer sur une thématique ou un client en particulier sans être dérangé en permanence par des discussions annexes : c’est donc bon pour la productivité et la qualité de concentration.
Trello
On l’utilise en complément ou en remplacement de Freedcamp, selon les clients et les projets.
L’approche est différente, plus visuelle.
Je l’utilise pour organiser aussi un certain nombre de tâches transversales en interne comme l’aspect administratif, les maintenances globales, etc…
ZOOM
Clairement l’outil le plus performant expérimenté à ce jour pour les visio conférences !
J’ai pris la version payante pour pouvoir faire des grosses vidéos conférences de plusieurs dizaines de personnes, que ce soit en interne ou pour ma communauté UMento.
WHEREBY
Nous l’utilisons en complément de ZOOM, car l’avantage c’est qu’il n’y a rien à installer. Donc selon nos interlocuteurs, nous préférons cet outil accessible en ligne via une simple URL sans installation de logiciel sur l’ordinateur.
Google Agenda
Chaque collaborateur utilise Google Agenda. On l’exploite à la fois comme un outil de planification et aussi de reporting pour noter au fur et à mesure de notre journée ce que l’on a réellement fait.
Combiner avec cet outil en ligne : https://www.gtimereport.com/ et une nomenclature de saisie, cela permet de sortir des statistiques sur les temps passés sur des tâches et/ou des projets.
AnyDesk
Cet outil permet de prendre le contrôle à distance d’une machine. Au contraire de TeamViewer il est utilisable gratuitement sans rencontrer de grosses limites rapidement.
Nous ne l’utilisons que très occasionnellement.
Conclusion
Si vous voulez garder de la cohésion dans une équipe en télétravail, il n’y a pas de secret il faut animer cette équipe et prendre du temps pour mettre en place les outils et l’organisation pour le faire.
J’espère que cet article vous aura aidé !
Merci par avance de partager cet article / mettre un commentaire si il t’a plu :).
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