Je me rappelle quand je suis devenu indépendant il y a de ça 14 ans, est venu très rapidement le moment de faire mon premier devis, ma première propal, ma première proposition à un client.

Je ne savais pas trop comment j’allais estimer le temps, comment je devais présenter ça, quelles étaient les règles juridiques, et du coup j’ai fait plus ou moins n’importe quoi 😀 .

Je vais donc vous partager aujourd’hui ce que j’ai appris sur l’art de faire des propositions à un client.

Faire des devis c’est chiant

Je pense qu’on est à peu près tous d’accord avec ça, faire des devis c’est rarement très amusant.

On sait qu’on fait un travail qui potentiellement va ne servir à rien, il faut donc trouver le juste milieu entre le temps qu’on y consacre et le taux de transformation. L’idéal étant d’avoir chaque devis de signé bien sûr.

Pour ma part je suis aujourd’hui à un taux de 90%, avec l’expérience j’arrive à détecter plutôt bien les clients qui me/nous correspondent, ceux qui ont le budget nécessaire, et ceux pour lesquels ce n’est pas le cas.

Mais pendant des années je faisais des devis à tout va, pour ne rater aucune opportunité, même si ça allait être ultra pénible ou que la probabilité de me planter sur l’estimation était forte.

Au début on peut difficilement faire la fine bouche, on doit acquérir des références et de l’expérience, et quand même faire rentrer de l’argent, genre pour en vivre lol.

Mais gardez en tête que chaque minute à faire un devis c’est potentiellement une minute de perdu.

Donc ne faites pas comme moi et dès le début de votre activité mettez vous en place un petit fichier google doc ou autre dans lequel vous prenez des notes afin de devenir plus efficient dans le choix de vos clients, projets, et faire des devis plus rapidement.

Après il ne faut pas non plus bâcler cette partie, car elle donne le ton et pose les bases de la relation avec vos clients !

Si vous faites des propositions sérieuses, bien cadrées, bien présentées, que vous respectez votre engagement sur le moment auquel vous l’envoyez à votre prospect, vous augmentez les chances d’attirer des clients qui sont dans les mêmes dispositions et attentes.

Comprendre le besoin de votre client

Déjà la base c’est de bien comprendre et identifier le besoin de votre client. Si vous ne le comprenez pas, vous allez être à côté de la plaque et tout le travail dont on va parler après sera inefficace.

Là aussi on apprend avec l’expérience à réclamer au client des expressions de besoin claires et complètes et pas quelques phrases dans un email, quelques mots par téléphone, où selon votre interprétation la charge peut être doublée ou moitié moins. Croyez moi c’est jamais moitié moins en fait :D.

Donc :

• soit votre client vous fournit un cahier des charges / des spécifications / une expression du besoin claire,
• soit vous décidez de prendre le temps de faire un point téléphonique / réunion physique pour bien comprendre la demande.

Afin de bien vous assurer de comprendre la demande, il va falloir la reformuler, c’est ce que vous allez faire dans votre proposition.

Refusez de faire des spécifications, études et benchmark gratuitement

Si vous vous rendez compte qu’il y a un travail nécessaire en amont trop important pour préciser le besoin du client, alors ne le faites pas gratuitement !

Il y a des clients qui trouvent normal que vous passiez des jours en avant vente pour écrire leur cahier des charges, faire des études comparatives, faire une étude de faisabilité technique, faire des benchmarks gratuitement, etc… REFUSEZ !

C’est un travail d’AMO, de chef de projet, d’expert qu’ils vous font faire et qu’ils vont potentiellement reprendre pour le transmettre à un concurrent pour qu’il fasse son devis sur cette base.

Si vous avez un client qui est dans cette approche, expliquez lui que ce qu’il demande en avant vente est un travail à part entière et proposez-lui de lui vendre des jours de prestations pour l’effectuer.

Certains vont comprendre et ne voyaient tout simplement pas la charge associée à leur demande, et d’autres refuseront, ne poursuivez pas avec les seconds.

Le plus simple est de lui vendre X jours pour l’étude, l’écriture du CDC, avec un reporting quotidien sur le temps passé sur les différentes tâches. Ne faites pas là non plus du forfait all inclusive, sinon vous risquez de vous faire déborder avec des demandes de précisions, ajout de tâches, etc…

Estimer le temps que je vais y consacrer

Ok maintenant vous avez une expression du besoin claire et vous savez exactement ce qu’il faut faire, vous pouvez passer à l’estimation de la charge.

Ce que je vous conseille de faire c’est de définir les différentes étapes pour la réalisation du travail et de définir à chaque étape le temps associé.

Plus vous découpez en petites tâches, plus vous serez fin dans l’estimation de la charge.

Utilisez comme unité minimale l’heure ou la demi journée.

Estimer la valeur ajoutée pour le client et la valeur de ma connaissance

Maintenant que vous savez le temps que vous allez y consacrer, il faut définir votre prix à l’heure / à la journée, donc en clair votre TJM (Taux Journalier Moyen).

C’est un équilibre fin entre différents paramètres :

• votre expérience / votre crédibilité,
• la tension sur votre secteur entre la demande et l’offre,
• le niveau d’urgence côté client.

Vous pouvez afficher clairement votre TJM ou mettre des prix en face de chaque tâche à réaliser.

Si vous affichez clairement votre TJM, cela donnera le ton pour la suite avec ce client, donc mieux vaut augmenter son TJM et diminuer le temps à passer sur la tâche associée que l’inverse.

Si vous mettez des coûts en face de chaque tâche sans plus de précisions, ça laisse de la latitude derrière sur le temps vraiment associé.

Ce n’est pas quelque chose que je pratique, je préfère la transparence, mais c’est une stratégie qui peut être utile si vous voulez vendre très cher quelque chose que vous pouvez faire très rapidement et vous faire une grosse marge.

C’est moralement justifiable pour moi si la valeur ajoutée de ce que vous apportez est importante et/ou que vous capitalisez sur quelque chose que vous avez déjà réalisé.

Poser le cadre de la proposition

Pensez aux coûts annexes, les déplacements, l’achat de logiciels spécifiques pour la mission, de contenus en ligne, etc… et intégrez les dans votre devis, rien d’anormal à ça.

Si il y a des coûts annexes que vous ne maîtrisez pas, précisez dans votre offre qu’ils ne sont pas inclus.

Dans votre communication avec votre client, je vous conseille d’être sur une approche : si ce n’est pas noté, ce n’est pas prévu.

Ça évitera le côté “ha ben je pensais que c’étais inclus, ha ben je pensais que ça allait de sois” chez le client.

Précisez notamment :

• Les éléments en entrée que vous attendez de la part du client et pour quelle date au maximum.
• Le nombre de réunions et leur durée.
• Le nombre d’ateliers de travail et leur durée.
• Si vous êtes sur une prestation créative, précisez le nombre de retours que vous allez prendre en compte sur votre proposition.

Réfléchissez et anticipez au maximum les zones où vous pensez que ça risque de déraper et précisez le cadre associé.

Le délai

Enfin vous allez souvent avoir des clients qui vont vous demander pour quand vous pourriez le faire.

Surtout ne vous engagez pas sur un délai sans poser le postulat d’un devis signé et même potentiellement d’un acompte encaissé ( pour l’acompte surtout chez les particuliers ou entreprises qui débutent).

Répondez quelque chose du genre :

A cet instant, si j’ai le devis signé dans la journée / d’ici la fin de la semaine / d’ici 2 jours, et que j’ai les éléments en entrée précisé dans le devis, alors je pourrai réaliser pour le JJ/MM/AAAA.

Comme ça si il revient vers vous 2 semaines plus tard à 3 jours de la date que vous aviez donné, vous pourrez arguer que c’est en dehors de la fenêtre de retour que vous lui aviez donné.

Le conditions générales de vente

Vous devez intégrer à votre devis des conditions générales de vente.

Chez UMento nous avons un partenariat avec une super avocate : Salomé Cassuto.

Avocat d’affaire pour vos conditions générales de vente

En conclusion

Apprenez à identifier les prospects qui sont vraiment intéressés et qui ne vont pas vous faire perdre votre temps.

Ne travaillez pas pour rien.

Soyez suffisamment précis dans votre proposition et les conditions de celle-ci.