Lisez ça avant de chercher un / des assistants ! Comment déléguer ? Erreurs à éviter !

Comme toujours : retrouvez une petite blague à la fin 😉

Si vous voulez déjà augmenter votre motivation à déléguer des tâches, je vous invite à aller lire cet article :

Pourquoi apprendre à déléguer ? Arrêtez de faire des tâches à 15 euros de l’heure

Aujourd’hui on va traiter le “Comment ?”

Commencez par des choses simples

C’est comme tout, avant de savoir courir, il faut apprendre à marcher.
Il faut bien comprendre que quand vous n’obtenez pas le résultat attendu de la part d’un collaborateur, c’est de votre faute :
– vous n’avez pas sélectionné la bonne personne,
– vous n’avez pas donné toutes les informations nécessaires,
– vous n’avez pas suffisamment expliqué ce que vous attendez.

Et c’est normal, car déléguer c’est une compétence complexe.
Donc commencez par des choses simples, sinon vous allez vous dégouter directement de réessayer.

Comme je le disais précédemment il faut voir ça comme un investissement.

Exemple de chose simple : prendre rendez-vous chez le dentiste.

Ça paraît anodin, et vous pourriez vous dire que vous allez faire plus vite de l’appeler vous même.
Mais c’est un excellent entraînement.
Car même pour quelque chose d’aussi simple il va falloir définir les informations à transmettre et le résultat attendu à votre assistant :

• Les coordonnées du Dentiste
• Pour quelle raison vous voulez prendrez rendez-vous
• Dans quel délais
• Quelles sont vos propres disponibilités
• Que faire si le Dentiste n’a pas de disponibilités dans les délais attendu ?
• Demander les dispositions à prendre avant le rendez-vous
• Quels moyens de paiement ?
• Les dispositions à prendrez après le rendez-vous
• etc…

Et quand vous l’aurez fait une fois, vous aurez un processus établis. Vous pourrez capitaliser dessus et le faire évoluer si vous vous rendez compte que le résultat obtenu n’est pas celui attendu.

Comme vous le voyez, ceux sont de véritables réflexes intellectuels à acquérir.

Faites une liste claire de ce que vous voulez déléguer

Voici une méthode simple et efficace :

Étape #1 – Prenez un whiteboard

Étape #2 – Faites 3 colonnes

Étape #3 – Nommez les colonnes : 

•       Automatiser
•       Déléguer
•       Éliminer

Étape #4 – Programmez une alarme toutes les 20 minutes durant votre journée (et pas uniquement durant vos horaires de travail…)

Étape #5 – Quand l’alarme sonne, notez ce que vous êtes en train de faire et assignez le à l’une des colonnes.

Autre solution mais plus contraignante et qui nécessite d’être mieux organisé : notez tout ce que vous faites et combien de temps ça vous prend.
Pour ma part c’est ce que je fais depuis maintenant 8 ans, je note TOUT dans mon agenda, et ça me permet de tirer des statistiques précises sur le temps que je passe sur les différents sujets : investissements, administratif, management, prospection, devis, entretien du jardin, réparations, etc…

Cela vous permettra de faire le bilan des tâches réalisées et de définir ce que vous souhaitez déléguer en priorité : les plus simples et les plus chronophages.

Donnez toutes les informations nécessaires

Je le disais au début de cet article, il faut apprendre à anticiper ce dont votre assistant va avoir besoin pour traiter correctement votre requête.

Et surtout l’encourager à venir vous demander quand il n’a pas la possibilité de trouver l’information lui-même.
Attention sur ce point, il faut garder en tête que ça doit vous faire gagner du temps, donc n’acceptez pas d’être dérangé à tort et à travers pour des informations que votre assistant peut trouver tout seul.
Là aussi vous allez apprendre, si on vous sollicite sur une information, faites en sorte d’ouvrir les accès nécessaires ou indiquer l’endroit où votre assistant pourra récolter ces informations sans vous déranger la prochaine fois !

Exemple :

Si nous reprenons notre cas du rendez-vous chez le dentiste, sans avoir précisé le moment où vous voulez que le rendez-vous soit pris, votre assistant va vous réclamer cette information.

Pour éviter que cela ce renouvelle, vous pouvez lui ouvrir l’accès à votre agenda afin qu’il vérifie les disponibilités avant de caler le rendez-vous.
Bien entendu ça nécessite d’être soit même organisé…

Les différents types de demandes que vous allez formuler et l’erreur à éviter !

Vous allez vous rendre compte rapidement que vous avez 2 typologies de demandes :

• celles qui nécessitent des compétences spéciales,
• celles qui n’en nécessitent pas.

Si je prends ma demande de rendez-vous chez le dentiste, vous comprenez bien que ça ne nécessite pas de compétences spéciales.

Par contre si je demande par exemple de faire le résumé d’un livre, ou d’un podcast, là ça commence à être un peu plus spécifique.
Votre assistant peut être en capacité de le faire plus ou moins bien. Et c’est normal, à part à l’école il y a peu de chance de pratiquer ce type d’exercice par la suite.

Et si je vais encore plus loin et que je demande d’aller créer une Newsletter à partir d’un article sur un site internet, là ça monte encore d’un cran.

Dans tous les cas vous allez avoir besoin de profils proactifs, débrouillards et impliqués. Qui ont une intelligence de la situation. Rien que ça déjà ce n’est pas évident.

Le premier réflexe que j’avais eu personnellement c’est de catégoriser du coup ces demandes et d’essayer de les dispatcher à différentes personnes : C’est une erreur !!!

Ça vous prendra beaucoup de temps et d’énergie, ce que l’on veut absolument éviter.

Ce dont vous avez besoin c’est d’un assistant qui soit en capacité de trouver les bonnes ressources pour traiter correctement vos demandes !

Oui vous allez déléguer aussi le fait de déléguer 😀 ! C’est un truc qui j’ai mis un moment à comprendre, donc j’espère bien vous avoir fait gagner du temps !

Comment trouver un assistant personnel efficace ? ET ma pépite personnelle..

Alors c’est clairement la partie compliquée, mais aujourd’hui vous n’êtes plus obligé d’avoir un assistant qui soit présent physiquement !

Vous avez des tas de moyens à votre disposition pour trouver des assistants personnels virtuels :

• upwork,
• fiverr,
• freelancer.com,
• etc…

Ce que je vous conseille c’est d’avoir plusieurs solutions et assistants. L’intérêt c’est que vous allez apprendre à identifier les tâches qui conviendront le mieux à chacun, et de développer aussi de cette manière votre côté “antifragile” !

Pour ma part j’ai une assistante présente physiquement qui s’occupe :

• de scanner mes frais et de faire les tableaux récapitulatifs pour les remboursements,
• de relever et trier le courrier,
• de renvoyer les colis,
• de faire les commandes en ligne et de les réceptionner,
• et toutes les demandes nécessitant une présence physique.

Et j’ai une autre solution qui est ma pépite personnelle : https://theassistant.com . C’est un service en ligne d’assistants virtuels où vos demandes sont centralisées, gérées par un chef de projet et dispatchées aux bonnes personnes en fonction du niveau du besoin. Je suis devenu accro c’est génial.

Je vais prochainement interviewer l’un des fondateurs :).

Je ne peux pas développer dans cet article toutes les solutions qui existent pour trouver des assistants virtuels, je vais le faire dans un prochain article car c’est un gros sujet !

A très vite

Cédric

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